Co je vnitřní oznamovací systém a jak jej používat?
K čemu vnitřní oznamovací systém slouží?
Vnitřní oznamovací systém umožňuje zaměstnancům a dalším osobám upozorňovat na protiprávní jednání, které má znaky trestného činu/přestupku nebo porušuje právní předpis Evropské unie upravující oblasti vyjmenované v zákoně o ochraně oznamovatelů (např. oblast ochrany spotřebitele, ochrany životního prostředí, zadávání veřejných zakázek, ochrany osobních údajů, ochrany finančních zájmů Evropské unie), o jehož spáchání se dozvěděli v souvislosti s výkonem své práce. Upozornění na protiprávní činnost kolegů nebo dokonce vlastní firmy může vyvolat různé negativní následky (ukončení pracovního poměru, ostrakizace oznamovatele apod.). A právě z toho důvodu existuje vnitřní oznamovací systém, který oznamovatele chrání, neboť znemožňuje komukoliv jinému než tzv. příslušné osobě (ta zastává funkci jakéhosi „správce oznámení" viz níže) zjistit o obsahu oznámení nebo osobě oznamovatele jakékoliv informace.
Jak podávat oznámení?
Kliknutím na tlačítko „Chci něco oznámit" otevřete online formulář, který slouží k zadání Vašeho oznámení. V kolonce „předmět oznámení" nejprve několika slovy shrňte, čeho se oznámení týká. Například „sexuální obtěžování ze strany nadřízeného", „podezření z korupce při účasti v zadávacím řízení" apod. Pomůžete tak přehlednější administraci Vašeho oznámení. Následuje vlastní text oznámení. V něm prosím co nejpodrobněji popište předmětné protiprávní jednání včetně konkrétní identifikace osoby, proti které oznámení směřuje. Budete-li chtít připojit nějaké přílohy (např. důkazy ve formě videonahrávky, listin apod.), tlačítko pro jejich nahrání najdete v sekci „nepovinné položky". Pokud chcete dostávat upozornění na nové zprávy od příslušné osoby, které Vám přišly do anonymního rozhraní (viz dále), zadejte prosím po odeslání oznámení Váš e-mail. Pokud chcete zvýšit věrohodnost Vašeho oznámení, vyplňte rovněž identifikaci Vaší osoby, sice jméno, příjmení a datum narození. Všechny uvedené položky jsou ovšem nepovinné. Máte-li oznámení připravené, odešlete ho kliknutím na tlačítko „odeslat". Po odeslání se Vám automaticky vygeneruje jedinečný kód Vašeho oznámení. Ten si prosím pečlivě uschovejte a nikomu nesdělujte. Po jeho zadání se Vám totiž otevře anonymní rozhraní, ve kterém můžete komunikovat s příslušnou osobou. Můžete tak své oznámení doplňovat a zároveň poskytovat příslušné osobě součinnost při jeho řešení.
Co se stane s oznámením po odeslání?
Vaše oznámení bude zašifrováno a pouze v rámci systému odesláno tzv. příslušné osobě. Příslušnou osobu jmenuje zaměstnavatel (slovy zákona – povinná osoba). Může jím být jak osoba z řad zaměstnanců, tak osoba vně Vaší organizace. Jejím úkolem je přijatá oznámení vyhodnocovat a rozhodovat, zda jsou důvodná. Příslušná osoba tak předně představuje jakýsi „filtr", neboť dbá o to, aby zaměstnavatel řešil pouze důvodná oznámení. Jeho druhou, významnější úlohou je pak ochrana samotných oznamovatelů. K oznámení má totiž přístup právě jen a pouze příslušná osoba, která je povinna zachovávat mlčenlivost a zajistit, aby se o Vašem oznámení nedozvěděl nikdo jiný, ani zaměstnavatel. Příslušná osoba tak plní roli jakéhosi třetího, nezúčastněného subjektu, který odděluje oznamovatele od zaměstnavatele a má na starost administraci přijatých oznámení. Bude-li Vaše oznámení shledáno důvodným, navrhne příslušná osoba zaměstnavateli opatření k nápravě. Zaměstnavatel není povinen řídit se návrhem příslušné osoby, ale přijmout opatření k nápravě povinen je. O tom, jaké kroky zaměstnavatel ve věci učinil a jaká opatření přijal Vás bude příslušná osoba informovat. Pokud Vaše oznámení shledá příslušná osoba nedůvodným, informuje Vás rovněž. Nedůvodnost alespoň stručně zdůvodní a poučí Vás o právu podat oznámení u příslušného orgánu veřejné moci, kterým je Ministerstvo spravedlnosti.
Jak zjistím, co se s mým oznámením děje?
O průběhu řešení Vašeho oznámení je povinna Vás informovat příslušná osoba. Činí tak prostřednictvím anonymního rozhraní, do kterého se můžete přihlásit po zadání kódu Vašeho oznámení. To slouží pro anonymní komunikaci mezi Vámi a příslušnou osobou. Vy tak můžete své oznámení doplňovat a příslušná osoba se Vás doptávat na otázky, které vyvstaly v průběhu šetření. Prostřednictvím anonymního rozhraní plní příslušná osoba rovněž informační povinnost, kterou ji ukládá zákon (například Vás informuje o vyhodnocení Vašeho oznámení). Doporučujeme proto anonymní rozhraní pravidelně kontrolovat. Pokud chcete dostávat upozornění na nové zprávy od příslušné osoby, zadejte po odeslání Vašeho oznámení Váš e-mail. Ten bude uložen v šifrované podobě pouze uvnitř systémů, k příslušné osobě ani k nikomu dalšímu se nedostane.
Závěrečné shrnutí
Používejte prosím vnitřní oznamovací systém odpovědně a vždy zvažujte, zda protiprávní jednání, na které chcete upozornit, dosahuje takové intenzity, že naplňuje skutkovou podstatu trestného činu/přestupku nebo porušuje právní předpis Evropské unie v některé z vyjmenovaných oblastí.